Secrétaire du Service stérilisation - 80%

Job content

Description De L’entreprise

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Le poste est rattaché au Département d’exploitation. Ce département a pour mission d’assurer l’intendance et la logistique nécessaires au bon fonctionnement de l’ensemble des HUG, en matière de restauration, nettoyage et désinfection des locaux et hygiène du linge. Il gère également le service de stérilisation, le service biomédical et équipements ainsi que Cressy-Santé. Plus de 1’100 professionnelles et professionnels réalisent leurs missions au quotidien dans souci constant d’exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale.

Le Service stérilisation, certifié ISO 13485, est un service d’expertise technique et scientifique institutionnelle composé de plusieurs secteurs d’activité tels que le lavage, la reconstitution des sets et plateaux opératoires et les stérilisations vapeur et basses températures.

Description Du Poste

Vous assistez la cheffe de service dans la gestion et l’organisation administrative du service composé d’environ 90 personnes.

Votre mission, évolutive dans le temps, revêt deux axes principaux :

• Vous assistez la cheffe de service et un chef de projet sur un plan administratif dans le cadre du déménagement du service dans des locaux neufs à Vernier courant 2025. Vous les soutenez en établissant des statistiques, en rédigeant des rapports, des courriers, en préparant des présentations Powerpoint ou tout autre document facilitant le suivi du projet de délocalisation.
• Vous soutenez la hiérarchie dans l’élaboration de la planification du personnel en préparant des tableaux et en appliquant les bonnes pratiques de planification, sous la responsabilité de la cheffe de service. Vous effectuez les saisies qui en découlent, ainsi que les modifications, dans le système informatique dédié. Vous assurez aussi la préparation et le suivi de tout document en lien avec la gestion RH. Vous contrôlez et classez les demandes de formation de longue durée du personnel et en assurez le suivi. Vous organisez les séances, préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous établissez et maintenez une communication de qualité avec les partenaires internes et externes, tout en facilitant le fonctionnement quotidien du service.
  
  

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la réception et le traitement du courrier, les appels téléphoniques, le classement, l’archivage, la logistique (fournitures, locaux, accès), l’accueil des visiteurs et visiteuses éventuelles, l’organisation des réunions, y compris la convocation des participants et participantes, la réservation des salles et la préparation de la documentation et du matériel nécessaires.

Vous créez, rédigez, relisez, corrigez et mettez en forme divers documents (correspondance, procès-verbaux, rapports, analyses, statistiques, procédures, présentations Powerpoint, etc.).

Vous faites preuve de proactivité et vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires des autres chefs et cheffes de service du département, afin d’assurer, dans la mesure du possible, une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service et de l’équité fait de vous une personne agile et diplomate.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’Ecole supérieure de commerce ou diplôme jugé équivalent, complété par une expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire.

Vous avez une bonne connaissance des règlementations en matière de gestion du temps de travail (horaires irréguliers, temps de pauses et de repos, etc.). Une expérience d’assistant ou assistante dans la gestion de projets est un atout.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit et avez de très bonnes connaissances des outils bureautiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint et Outlook).

Vous disposez également des compétences vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Horaires réguliers.

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 80%
• Classe de fonction : 11 (secrétaire 2)
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 23.02.2024
• Demande de renseignements : Mme Alexandra Brunetti, cheffe du Service stérilisation, tél. 079 553 10 66
  
  

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s’adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.